mail@rohdeadvokat.dk
Privatlivspolitik og lovpligtig hvidvaskprocedure
1 Indledning
Rohde Advokatpartnerselskab (herefter ”Rohde”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler oplysninger om nuværende og mulige klienter, samarbejdspartnere og leverandører samt besøgende på vores hjemmeside(r) eller brugere af vores tilknyttede tjenester.
Vi behandler dine personoplysninger i henhold til denne privatlivspolitik.
Privatlivspolitikken gælder fra den 25. maj 2020. Rohde kan til enhver tid ændre Privatlivspolitikken, hvilket Rohde vil informere brugere om.
2 Dataansvar
Rohde er dataansvarlig i forhold til dine personoplysninger, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Hvis du gerne vil i kontakt med os, er vores kontaktoplysninger:
Rohde Advokatpartnerselskab
Lyngby Hovedgade 96
CVR-nr.: 40040765
Telefon: 5191 7373
E-mail: mail@rohdeadvokat.dk
3 Behandling af personoplysninger
Formålet med behandlingen af personoplysninger ved analyse af hjemmeside er, at Rohde kan analysere din brug af vores hjemmeside ved hjælp af cookies.
Rohde indsamler og behandler typisk følgende personoplysninger som led i analysen af din brug af vores hjemmeside:
• IP-adresse
• Information og analyse af cookie(s)
• Oplysninger om din browser og din færden og adfærd på hjemmesiden
Retsgrundlaget for Rohdes behandling af dine personoplysninger til ovennævnte formål vil i de fleste situationer være, at behandlingen sker som led i:
• Vores legitime interesse i at analysere vores hjemmeside, idet vi i hvert konkret tilfælde vil vurdere, om vores legitime interesser i at indlede et klientforhold overstiger dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger.
Det er muligt for dig at anvende hjemmesiden uden, at vi indsamler oplysninger om dig. Du skal dog være opmærksom på, at deaktivering af cookies kan nedsætte vores hjemmesides funktionalitet. Du kan læse mere på: https://rohdeadvokat.dk/cookies/
Udover dine almindelige rettigheder gælder særligt retten til at gøre indsigelse mod behandlingen.
Oplysningerne i denne behandlingsaktivitet gemmes som udgangspunkt i 2 år.
4 Lovpligtig hvidvaskprocedure
Formålet med behandlingen af personoplysninger ved denne aktivitet er, at Rohde overholder sine retlige forpligtelser i henhold til den til enhver tid gældende hvidvasklovgivning og beslægtet lovgivning.
Personoplysninger:
• Almindelige personoplysninger som navn, kontaktoplysninger, herunder e-mailadresse, telefonnummer og adresse
• Titel
• Arbejdsplads
• Klientnummer
• Billedlegitimation, fødselsdato og CPR-nr.
• Andre nødvendige oplysninger til brug for overholdelse af hvidvasklovgivning.
Desuden kan Rohde modtage personoplysninger fra tredjeparter, eksempelvis myndigheder eller offentlige registre.
Retsgrundlaget for Rohdes behandling af dine personoplysninger til ovennævnte formål sker på baggrund af:
• At overholde retlige forpligtelser i medfør af den til enhver tid gældende hvidvasklovgivning samt beslægtet lovgivning
Oplysningerne i denne behandlingsaktivitet gemmes som udgangspunkt i overensstemmelse med hvidvasklovens frist, hvilket er indtil fem (5) år efter forretningsforbindelsens/klientforholdets ophør.
5 Private klienter
Formålet med behandlingen af personoplysninger ved denne aktivitet er, at Rohde servicerer sine klienter med henblik på rådgivning, levering af ydelser, klientpleje, mv.
Herudover vil Rohde også behandle klienters personoplysninger for at opfylde Rohdes kontraktlige og juridiske forpligtelser som rådgiver og/eller for overholdelse og opfyldelse af generelle juridiske forpligtelser.
Rohde indsamler og behandler typisk følgende personoplysninger afhængig af rådgivningsydelse:
• Generelle klientoplysninger, herunder navn, adresse, kontaktoplysninger, fødselsdato, CPR-nr.
• Billedlegitimation og kontaktoplysninger, når dette er begrundet i hvidvasklovgivning
• Formueretlige forhold (ejerskaber, formue, pensionsforhold, mv.)
• Finansielle forhold (fx løn, bonus og andre indkomstforhold)
• Økonomiske oplysninger, herunder konto og reg.nr. nummer
• Ansættelsesforhold (løn, personalegoder, titel, ansvarsområde, ansættelsesvilkår,
• Personlige forhold (fx oplysninger om køn, race, etniske oprindelse, religion, alder, seksuelle overbevisning og præferencer, nationalitet, statsborgerskab, arbejdstilladelse og opholdsstatus)
• Oplysninger om de mulige strafbare forhold, straffedomme og evt. tidligere lovovertrædelser
• Familiemæssige forhold (fx civilstatus, ægtefællens ophold, børn og adoptionsforhold mv.)
• Ophold i forskellige lande
• Kommunikation med skattemyndigheder
• Tidligere års skatteforhold
• Eventuelle tidligere afgørelser vedrørende skatteforhold
• Eventuelle skattestrafbare forhold
• Eventuel skattegæld
• Tidligere underskrevne testamenter eller oprettede ægtepagter
• Begunstigede og arvinger, herunder deres navne, CPR-nr. og adresse.
Retsgrundlaget for Rohdes behandling af dine personoplysninger til ovennævnte formål vil i de fleste situationer være, at behandlingen sker som led i:
• Opfyldelse af aftalebrev/ordrebekræftelse, anden kontrakt som du er part i, eller for at gennemføre foranstaltninger forud for indgåelsen af kontrakten samt
• At overholde og opfylde forpligtelser efter lovgivningen, herunder bl.a. hvidvasklovgivningen og bogføringsloven.
Derudover kan vi behandle dine personoplysninger for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Når det er krævet i henhold til databeskyttelseslovgivningen – eller anden lovgivning – vil vi indhente dit udtrykkelige samtykke som retsgrundlag for en behandling.
Oplysningerne i denne behandlingsaktivitet gemmes som udgangspunkt i 5 år.
6 Potentielle klienter
Formålet med behandlingen af personoplysninger ved denne aktivitet er, at Rohde kan kontakte potentielle klienter for at indlede et klientforhold og/eller markedsføre sig.
Personoplysninger:
• Almindelige personoplysninger i form af navn og kontaktoplysninger, herunder e- mailadresse, telefonnummer og adresse
• Titel
• Arbejdsplads
• Interesser (kun arbejdsrelateret)
Retsgrundlaget for Rohdes behandling af dine personoplysninger til ovennævnte formål sker på baggrund af:
• Vores legitime interesser, idet vi i hvert konkret tilfælde vil vurdere, om vores legitime interesser i at indlede et kundeforhold overstiger dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger.
Udover dine almindelige rettigheder gælder særligt retten til at gøre indsigelse mod behandlingen.
Oplysningerne i denne behandlingsaktivitet gemmes som udgangspunkt så længe, at det potentielle kundeforhold er relevant for os i erhvervsmæssig sammenhæng.
7 Leverandører og samarbejdspartnere
Formålet med behandlingen af personoplysninger ved denne aktivitet er, at Rohde kan administrere sine relationer til leverandører og samarbejdspartnere, herunder fremsendelse af fakturaer, mv.
Personoplysninger:
• Almindelige personoplysninger i form af navn og kontaktoplysninger, herunder e-mailadresse, telefonnummer, titel og arbejdsplads på kontaktpersoner hos vores leverandører og samarbejdspartnere
• Evt. relevante professionelle oplysninger om interesser og mærkedage
Retsgrundlaget for Rohdes behandling af dine personoplysninger til ovennævnte formål sker på baggrund af:
• Vores legitime interesser, idet vi i hvert konkret tilfælde vil vurdere, om vores legitime interesser i at registrere personoplysningerne overstiger den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger.
Udover dine almindelige rettigheder gælder særligt retten til at gøre indsigelse mod behandlingen.
Oplysningerne i denne behandlingsaktivitet gemmes som udgangspunkt i overensstemmelse med bogføringsloven frist, hvilket er fem (5) år efter udløbet af et regnskabsår.
Kontaktoplysninger om personer hos leverandører og samarbejdspersoner opbevares så længe, at der består en aktiv relation.
8 Henvendelse til os
Formålet med behandlingen af personoplysninger ved denne aktivitet er, at Rohde kan besvare din henvendelse til os.
Personoplysninger:
• Almindelige personoplysninger i form af navn og kontaktoplysninger, herunder e-mailadresse og telefonnummer
• Titel
• Arbejdsplads
• Oplysninger indeholdt i henvendelsen
Retsgrundlaget for Rohdes behandling af dine personoplysninger til ovennævnte formål sker på baggrund af:
• Vores legitime interesser i kundeservice samt evt. at fastslå, udøve og forsvare mod retskrav, idet vi i hvert konkret tilfælde vil vurdere, om vores legitime interesser i at indlede et klientforhold overstiger dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger.
Udover dine almindelige rettigheder gælder særligt retten til at få indsigt i behandlingen af personoplysninger.
Oplysningerne i denne behandlingsaktivitet gemmes som udgangspunkt i ét (1) år efter, at vi har modtaget din henvendelse medmindre, at indholdet af henvendelsen kræver, at vi opbevarer oplysningerne længere, fx som led i en klagesag.
9 Øvrige oplysninger om behandlingen
Kilder vi indsamler personoplysninger fra:
• Rohde indsamler personoplysninger om dig via din brug af vores hjemmeside, services og produkter.
• Vi kan indsamle personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere fra offentlige registrer (fx cvr.dk), herunder navnlig kontaktoplysninger for kontaktpersoner m.m.
• Rohde kan modtage personoplysninger fra tredjeparter, eksempelvis modparter, hvilket klienten normalt vil blive orienteret om.
Overførsel og videregivelse:
• Dataansvarlige:
Rohde kan videregive personoplysninger til tredjeparter såsom andre advokatvirksomheder, banker, modparter i sager, myndigheder, danske eller udenlandske domstole og voldgiftsretter. Det sker kun i det omfang, at det følger af enten (i) en retlig forpligtelse, (ii) opfyldelse af en kontrakt med dig eller (iii) hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig, hvis det er nødvendigt for at opfylde eller som led i vores aftale med dig eller klienten eller, hvis vi er pålagt ved lovgivningen eller andet bindende retsgrundlag.
• Databehandlere:
En databehandler er en anden aktør, der handler på vores instruks. De må kun behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med vores instruks.
Dine personoplysninger kan blive overført til leverandører, samarbejdspartnere, aftaleparter eller andre tredjeparter, der behandler oplysninger på vegne af Rohde, fx ved it-hosting, hvidvaskprocedure eller lignende. Ved brug af sådanne databehandlere sikrer Rohde, at der indgås et kontraktretligt aftaleforhold, hvorefter databehandleren alene må behandle personoplysninger i overensstemmelse med Rohdes instruks og til brug for Rohdes formål, som angivet i Privatlivspolitikken, og som kræver, at databehandleren etablerer tilstrækkelige organisatoriske og sikkerhedsmæssige sikkerhedsforanstaltninger.
• Overførsel til tredjelande:
Hvis dine personoplysninger – til saglige formål – skal overføres til tredjelande, der står uden for EU/EEA-samarbejdet, betragtes det som en overførsel til et såkaldt tredjeland uden samme databeskyttelses-niveau som lande inden for EU/EEA- samarbejdet. Vi deler derfor kun dine personoplysninger, når der er truffet passende foranstaltninger for at beskytte dem, hvilket er et krav efter databeskyttelseslovgivning.
Overførsel af personoplysninger til modtagere i tredjelande vil ske med relevant lovligt overførselsgrundlag; i de fleste tilfælde på baggrund af Privacy Shield eller Europa Kommissionens standardkontrakter.
10 Grundlæggende principper for behandlingen
• Vi behandler kun relevante personoplysninger
• Vi behandler kun personoplysninger om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type personoplysning om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de personoplysninger, vi bruger. Vi bruger f.eks. ikke flere personoplysninger end dem, der er relevante til det konkrete formål.
• Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål.
• Vi opdaterer dine personoplysninger
• Vi kontrollerer, at de personoplysninger, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine personoplysninger løbende.
• Da vores tjenester er afhængige af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor under punkt 2 til at meddele os dine ændringer.
• Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke skal opbevares længere
• Vi opbevarer personoplysninger, som vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare, f.eks. som følge af bogføringslovgivningen eller hvidvasklovgivningen.
• For private klienter vil vi være forpligtet til at bevare oplysninger om dig, indsamlet efter hvidvasklovgivningen, i fem (5) år. Oplysninger omkring dine klientkonti skal opbevares i 5 år i medfør af Advokatsamfundets klientkontovedtægt. Bogføringsmateriale vil blive slettet 5 år efter udløbet af en regnskabsår efter bogføringslovens krav, herunder i relation til inkassoinddrivelse. Vi sletter normalt senest dine personoplysninger 10 år efter en sags afslutning, pga. forældelsesfristen for rådgivningsansvar. Hvis en sag herom måtte være i gang, vil oplysninger tidligst blive slettet, når denne er afsluttet og ikke længere kan genoptages.
• Vi indhenter dit samtykke, når det er påkrævet
• Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre vi har et andet lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine personoplysninger.
• Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor under punkt 2.1, hvis du ønsker yderligere oplysninger. Tilbagetrækning af samtykke berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen.
11 Sikkerhed
• Rohde sikrer, at der træffes fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den for Rohde gældende databeskyttelseslovgivning.
• Rohde har implementeret sikkerhedsmæssige procedurer og teknologi for at sikre alle personoplysninger fra de indsamles til de slettes.
• Vi anvender databehandlere i EU, som opbevarer og behandler personoplysninger på vegne af Rohde i henhold til Privatlivspolitikken og den gældende lovgivning.
• I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for f.eks. diskrimination, ID-tyveri eller -svindel, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.
12 Dine rettigheder
• Du har ret til at få adgang til dine personoplysninger
• Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem der modtager personoplysninger om dig, i det omfang vi videregiver personoplysninger i Danmark og/eller til udlandet.
• Hvis du anmoder herom, kan vi informere dig om og udlevere en kopi af de oplysninger, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
• Du har ret til at få unøjagtige personoplysninger rettet, begrænset eller slettet
• Hvis de personoplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet eller begrænset. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes eller skal begrænses.
• I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine personoplysninger. Det kan f.eks. gælde, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine personoplysninger ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
• Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet, begrænset eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger
• Hvor det retlige grundlag for vores behandling af dine personoplysninger er baseret på vores (eller en tredjeparts) legitime interesser (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f), har du ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger på baggrund af en/flere særlige situationer, der vedrører dig. Du kan altid lave indsigelse mod, at vi behandler dine personoplysninger i det omfang, at oplysningerne bruges i direkte markedsføring.
• Såfremt din indsigelse er berettiget, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger til de formål, som din indsigelser vedrører.
• Du kan have ret til dataportabilitet i det omfang, at behandlingen foretages automatisk. Rettigheden finder kun anvendelse, såfremt behandlingen af de personoplysninger, som du har udlevere til os, er baseret på enten dit samtykke eller, hvor behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Dataportabilitet indebærer en ret til, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, at modtage personoplysninger om dig selv, som du har givet til os, og du har ret til at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig uden hindring.
• Udøvelse af din ret til dataportabilitet leder ikke til, at vi er forpligtet til at slette dine personoplysninger hos os.
• Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Kontaktoplysninger finder du i punkt 2.
13 Klagevejledning
• Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at kontakte Datatilsynet. Du finder kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.
Den samlede privatlivspolitik og lovpligtige hvidvaskprocedure kan downloades her.